做好客户开发，首先要会写开发信

2015-02-10    分类： 网站建设

外贸开发信就是外贸业务员把自己公司的产品、服务、优势等通过邮件、信函发送给潜在的国外客户，希望建立合作关系，共同发展，潜在的国外客户收到邮件、信函后，如有意向，则会与外贸业务员进行进一步的沟通、谈判，最终确立购买合同。
做好客户开发，首先要会写开发信
邮件写法
明确的主题
一个不明确的主题，会让客人根本没兴趣去打开陌生人的邮件。这个就需要经验了，内容要言简意赅，直接吸引客人通过主题去点开邮件，目的就达到了。至于他看了以后有没有反应，就要看实际情况和你内容的功力了。
使用最最简单的词汇和句子。
需要多学多模仿客人的邮件，用最简单的词汇来表达你要表达的东西。外贸函电的精髓就是，简单简单再简单;，能用一个词表达的绝对不用两个词或短语，能用一句话写清楚的，绝对不写两句。谁能用最少的句子表达同样的意思，那就是最厉害的！
多使用被动语态。
我们明天会寄你样品。中国人喜欢说We'll send you the samples tomorrow. 这句话没错，语法正确，意思清楚，但是老外就不喜欢这样说。他们通常会这样写：Samples will be sent to you tomorrow. 用得是被动语态，人称就没有了。
语气要缓和。
其实邮件本身是比较死板的，在电脑面前阅读那些冰冷的字眼，和面对面的交谈或者电话沟通是完全不一样的。看一句话Pls give me reply today.” 这句话如果面对面讲，客人不会觉得有什么问题，会很高兴说ok，或者no problem；如果电话里说，也不会有大问题；但如果放在邮件里，是不是略微生硬了一点点呢？如果改成"Could you please help to give me reply today?" 用的是疑问句，加上could, help这样的字眼显得十分委婉，但是又明确表达了你希望今天得到答复的准确意愿。这样不是更好么？
所以"please, help, kindly, could, thank you, appreciate"这样的话在邮件来往中是很普遍的。除非你和客人已经非常熟了，偶尔客套一下即可，平常就可以不需要了。
邮件忌讳
忌长篇大论介绍。
写公司介绍要看具体情况。如果公司有突出的优势，可以写，但是最好一笔带过就可以了。可以这样写：We supply solar lights for Home Depot with high quality and competitive price. Hope to cooperate with you!
简单一点，一两句话点到重点，调起老外的胃口，让他反过来问你各种问题，你的目的就达到了。做业务久了你就发现，很少有客人每封邮件长篇大论的，即使有，也是极少数的特例，或者是要确认一些细节之类的。
不可过长
客人的时间很宝贵，每天要收到数百封邮件，你想想，一个不认识的人发了一封又长又臭的邮件给你，英语表述又不好，还加了好几M的附件，你会不会认真去看？而且很多老外的时间观念很强，每天都有几块固定的时间用来处理email，很多长篇大论的邮件，只要不是他的熟人发的，一般会被直接删除，或者是把你的地址设为垃圾邮件。
不要使用奇奇怪怪的字体。
很多人为了追求醒目，总喜欢用很夸张的字体，颜色，甚至放大，加粗，再用斜体等等，其实一眼看上去会让人很不舒服。经常跟老外写email的人会发现，客人很少会用奇怪的字体或者粗体，甚至全部大写来写邮件，除了少数的尼日利亚、非洲客人，欧美人一般比较常用的字体就是以下几种：Arial，Verdana，Calibri，Times new roman，也有一些用Tahoma字体的，但相对少一点。
一部分台湾和香港客人会用PMingLiU这种字体。至于颜色，一般都是黑色或者蓝色，别在一封邮件里出现多种奇奇怪怪的颜色，像彩虹一样，看着不舒服。
一般客人在邮件里特别加粗，或者大写，或者用红色标注的，肯定是特别强调的东西。比如有个客人的邮件如下：
Dear C,
Please help to send the samples to my HK office BEFORE THIS WEEKEND .
Thanks.
Rio
这就很明显了，客人用大写的目的是为了提醒并强调，必须要周末前寄出！可能这封邮件很简单，你不太容易忽视，但是如果一封很长的邮件，里面详细确认各种规格的时候，突然加了一句要你周末前寄样品，是很容易被忽略的。
不要说一些毫无意义的话。
比如Do you want our products？这句话被我列为最傻疑问句排行榜第一名。如果客人说No，你怎么回复？那就没下文了哦。而且本身你是去推销的，你希望客人感兴趣，你要引起客人的兴趣。
但是这句话就大煞风景，等于一下子就把客人逼到了绝路上，一定要说是或者否。
开发信还是要直接一点，告诉客人你是谁，你做什么，你的优势在那里。只要清楚表述出这3点，就完全足够了。其他的东西可以以后慢慢谈。
尽可能不使用附件和图片。
附件和图片并不是不好，但是第一次发开发信的时候如果有附件或者插入了图片，很容易被国外的服务器拦截的。很多人喜欢第一次联系客人的时候就使用报价单，或者打包很多产品图片，或者发电子样本给客人，这样的成功率并不高，不是被默认为垃圾邮件，就是直接被客人删了。
只有一种情况除外，当你收到一个新客人的询价的时候，那你回复的时候，就可以插入报价单或者图片了。
第一次联系客人的时候最好全文本，不要出现任何的图片和附件。
不要插入URL链接。
很多朋友在写开发信的时候，总是会在内容里加上自己公司的网址，或者在签名的下面加上链接，这样做，同样有很大的概率被服务器拦截掉的！最好在客人回复后，第二次给他写邮件的时候插入这些就没问题了。
写作技巧
客户分析
要对客户进行认真的分析以后再写开发信，切忌在没有分析客户类别、没有清楚客户需求的情况下就盲目地写开发信，写开发信要有针对性。盲目地写开发信就像大海捞针一样，收效甚微。在写开发信前一定要弄清产品是不是正是客户需要的，客户的规模是怎样的等。要结合自己的产品优势和特点，分析客户情况，挑选出可能适合自己的客户群，有针对性地发邮件，哪怕一天只发十几封，甚至是几封，效果都要好过没有针对性地发上几百封。
注意时差
写开发信时最好计算好中国与客户的时差，在客户上班或即将上班的时候发，这样客户读到开发信并回复的概率就大大提高了。
如何介绍自己公司
开发信不宜过长，重点介绍自己的产品。在信的结尾写上自己的公司名字、标志和网站网址，让客户觉得我们就是一家真实存在的有诚信的公司。
标题内容中加客人的名字
一般来说，写外贸开发信应该尽量用到对方的名字，使得开发信更加人性化和个性化。一般建议在标题上直接写上客户的名字，比如可以有以下简单原始的模式：客户名字+产品名称；或者是：客户名字+产品名称+MADE IN CHINA;又或者是：客户名字+我们是生产产品名;的生产商；客户名字+假定式开发信标题，客人名字+疑问式开发信标题。
如何在开发信里突出自己
就算挖空心思想也得想出自己的优势来。我以前也是在很小的贸易公司做sales，没有产品优势，没有供应商优势，没机会去展会，一开始连B2B都没有，唯一的办法就是google和欧洲的yellow page啊。
我当时想出来的优势有这么几个：
第一，我能在第一时间回复客人；
第二，我能一次性给全所有信息，包括产品信息和包装资料，价格，装箱量，起订量，装柜数，装运港，以及计算运费等等，只要客人一封询价email就能得到完整回复；
第三，我能提供免费样品；
第四，我能提供免费样本；
还有第五第六第七第八，只要你用心去想，就一定能想出一些你的优势所在的。
看你有没有花心思和动脑筋了。销售的精髓就是差异化营销！Evian矿泉水为什么卖9块多一小瓶？那是因为它的差异化就在于它的水出自法国alpes山，纯净无污染，从生产到最后装瓶没有经过任何一个人的手指，这就是它能做到，而别人做不到的，就是它的卖点！所以他就能卖高价，拉开价格差距。
模板套用
开发信写得好坏，很多时候直接关系到回复率。因为太多朋友都只是自己写一个模板，或者网上抄个模板，就一个一个漫天乱发，结果几乎都是石沉大海，就是因为缺少针对性，而且函电书和网上很多内容都有点过时了。
只有让客人觉得，你是一个认真的人，而且从你的邮件里一眼就能觉得你的专业和与众不同。客人对你第一印象好了，将来的合作希望就是存在的呢！
写作准备
搜寻客户信息
外贸开发信，即是通过邮件的形式将产品及企业信息发送到潜在客户邮箱，从而达成合作意向，收获订单，发展业务！但在实施过程中，许多的企业或个人发现，搜寻大量的客户信息及企业邮箱地址让人苦恼不已！不仅工程浩大，而且效率低下，但又不得不做。有鉴于此，
确认客户信息
中国作为全球垃圾邮件的重大来源地，因此在邮件的发送数量以及退信数量上，每个邮件运营商都有着严格的规定与限制！那么，怎样在有限的发信量上提升效率，尽可能的减少退信数量呢？邮件退信，除了对方服务器限制，网络连接等不可控的情况，大多数的退信是由于我们的目标邮件地址不正确造成的！
主体内容
1)不长篇大论的介绍公司或工厂；
2)不炫耀英文水平；
3)不插入超链接或图片；
4)不说毫无意义的废话；
5)少说从哪里得到客人联系方式；
6)少用第一人称；
7)少用书面语；
8)少用中国式英语。
外贸函电的精髓就是，简单简单再简单;。
再补充几句：好的开发信肯定是必要的，但是当大家有一封好的开发信写给采购商后，大家请别忘记要进行跟踪。目前效果最直接的跟踪客户的方式就是打电话跟踪。
优势
外贸开发信的大优势在于，可以大限度地降低公司开发国外客户的成本，仅需外贸业务员，一台电脑，网络，借助于搜索引擎即可完成。甚至可以没有开通国际长途的电话，因此，作为一个外贸业务员，即使没有非常流利的外语口语功底，也可以完成外贸开发信的工作。
弊端
因外贸开发信仅仅借助于邮件、信函完成，因此可能因为国外客户的邮箱地址不正确等各种原因而被拒收，也可能因为无法通过国际长途催促客户回复邮件而只能被动地等客户回复邮件，等各种原因，而错失与国外客户确立合作关系的机会。
范例
Hi Sir,
Glad to hear that you're on the market for fiberglass. We specialize in this field for several years, with the strength of chopped strand mat and stitch chopped strand mat, with good quality and pretty competitive price.
一开始开门见山指出，很高兴获悉您对某某产品感兴趣，我们专业生产这类产品多年，优势在于什么地方，质量好，价格相当有竞争力。这样就已经把要表达的意思表达出来了。
Should you have any questions, pls do not hesitate to contact me. FREE SAMPLES will be sent for your evaluation!
第二段就是两句话，有问题随时联系我，免费样品随时会寄来供您测试！既表达了你想要合作的愿望，又表示了自己的诚意，只要您有需要，我们随时为您服务。这样写的就给人感觉不卑不亢，既没有显得很拽，也没有在老外面前矮一截。大家是平等的关系，本来就是相互的合作，找机会争取双赢。这点反而会让西方人比较赞赏。
Tks & br,
Jack
**** company (这里留下公司名、电话、传真、邮件就可以了，正文就可以写的很简单)
Tel: ***
Fax: ***
Mail: ***
Website: **** (如果要在里面加上网页链接，请放在签名里，不要放正文，让人感觉更像搞推销的，不太好。)
退信原因
1、邮箱地址出现拼写错误；
2、对方邮箱已经弃用；
3、发件人自己的邮箱已满，导致接收不到客户邮件；
4、信件有可能被对方的邮箱默认为垃圾邮件，而潜在客户没有定期审查垃圾邮件的习惯；
5、网络原因，或者邮箱的稳定性不好，导致发送失败；
6、客户国家过节，导致回复延迟；
7、邮件的标题引不起客户兴趣；
8、带有附件，客户担心病毒，不敢打开；
9、附件过大，不便打开，耗用资源，客户直接删除；
10、客户可能不愿意相信免费邮箱发的邮件并与其有邮件往来，担心信息被窃取；
11、对客户无丝毫了解，产品不对路；
12、误读客户的求购信息，产品不对路；
13、客户的求购信息发布已久，目前无需求；
14、给予对方的回信不够及时，对方已经找到好的买家；
15、不了解自己的优势产品和没有把握好目标客户，大海捞针，开发信无针对性和目的性；
16、开发信文字格式大小不合适，阅读吃力；
17、错别字，语法错误太多，理解困难；
18、开发信行文措辞不够专业；
19、信件内容没有做到言简意赅并体现自身产品的价值；
20、对方国家担心中国人的产品倾销，给予高关税以制约进口，而客户无意从中国进口产品；
21、对方公司已有自己固定的供应商；
22、某些客户发布求购信息的目的单纯只是为了考察市场行情；
23、开发信的内容无吸引力；
24、某些客户可能不愿与中间商（foreign trade（外贸）公司）谈合作事宜；
25、产品价格无竞争力，报价过高，价格不在客户的期望范围之内；
26、对方对你的公司与产品缺乏了解，有心理防范作用，担心上当受骗；
27、某些客户由于对产品的需求时间较急，喜欢更直接的联系方式，例如电话，传真等，但是开发信上没有标明这些联系方式；
28、对方可能设置了拒绝接收陌生邮件。

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