档案信息化电子化成为档案管理工作的重点

2016-11-12 分类：网站建设

在信息化高速发展的今天，电子档案有着快速检索，按权限使用等优势，被很多企业所认可，电子档案管理具有一定的重要性、时效性以及真实性的特点。档案是人类社会实践活动的产物,是人类社会历史真实面貌的原始记录。它是领导决策的依据，工作考察的凭证，科学研究和基础设施、设备建设等方面的可靠资料，还是具有重复利用、历史借鉴以及促进创新的重要材料。一、企业档案采集的现状很多企业对于电子档案的采集仅限于扫描或是拍照，形式非常单一，效率低下，这也是导致档案无法及时归档的主要原因，因为对于档案员来说，集中扫描录入的工作量非常大，并且通过Excel管理非常不方便。二、高效档案采集办法会博通提供多种归档渠道及方式：覆盖面广，且功能丰富的档案采集功能，用户可按组织内部的管理习惯及需要，匹配采用符合组织自身需要的档案采集方法，高效解决各类用户在档案录入归档时所面临的不同状况。1、实体档案的采集批量新建：以类似于Excel的模式批量新建档案条目，并可自动继承属性内容。属性新建：直接录入档案属性新建档案条目。导入新建：利用Excel批量导入案卷、卷内目录。2、数字档案的采集扫描新建：直接扫描形成电子文件。批量上传：直接批量导入电子文件。对应条目批量上传：约定对应关系，从磁盘批量对应导入电子文件。信息化时代，电子档案该如何高效采集呢？三、会博通项目实施经验分享1、择重录入：对于海量的历史档案，我们可以选择近三年或者五年的档案先录入，一般往往是近期的档案利用率比较高，年份久远的档案我们可以之后选择合适时机再对应录入，重点要做到新形成的文档及时归档，不要积压。2、协作采集：遵循“谁形成，谁录入”原则，按照规范性文件要求收集，并由档案员统一归档，这样既可以保证文件的及时性，避免文档丢失或是去向不明等情况；也可以减轻档案员的工作量，把工作细分下去，人人参与，继而增强员工的归档意识。3、智能采集：会博通可以作为各类型软件系统，包括钉钉、企业微信等云办公平台的统一归档平台。可通过标准接口将管理痕迹与成果内容一并归档，解决经营成果难以沉淀，无法妥善保存审批过的方案、合同等资料等问题。

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