公司再怎么小,OA系统不能少!

2021-02-05    分类: 网站建设

办公自动化(Office Automation,简称OA)是将现代化办公和计算机技术结合起来的一种新型的办公方式。通过实现信息化办公,可以优化现有的管理组织结构,调整管理体制,在提高效率的基础上,增加协同办公能力,强化决策的一致性。


oa系统软件的核心应用包括:流程审批、协同工作、文档管理、信息共享、计划管理、项目管理、任务管理、系统集成、日常行政管理、考勤数据管理等功能。当然在实际应用中,oa系统软件的功能也不是固定不变的。

每个企业管理理念的不同,oa系统软件的功能也会跟随企业实际需要而各不相同,所以这就要求企业在实施oa系统的时候,一定要摸清企业管理需求,OA软件功能必须与实际管理紧密结合,否则药不对症,反而可能有负作用。而且,还必须能适应企业管理发展的要求。

说到oa系统功能和作用,企业在实施的过程中需要注意以下几点:

1、oa系统需求对日常工作进行跟踪,具体包括:工作计划及进度、项目任务及进度、流程处理及进度、客户沟通记录、工作回报等;

2、oa系统对日常工作信息的记录如员工档案、绩效记录、考勤记录、出差信息、病假信息、工资信息、奖惩记录等;

3、oa系统对流程的管控,要从计划开始,细化到每一个步骤的执行责任人、处理时间、结果等,在事后要能对该事件进行查询或分析,以便于及时发现问题并改进;

4、oa系统一定要按照企业实际需求来定制,虽然市场上有很多成熟的成品化oa系统,但是因为每个行业每个企业所处的环境不同、企业管理模式不同、企业员工个性不同,看似很合适的一套oa系统,到了自己公司就不一定能用起来。所以企业尽量选择定制型oa系统,按照企业实际现状来量身定制开发,在开发过程中,企业管理层也能随时参与到调试过程中来,当发现不合理的功能,也能及时进行调整,这就大大的增加了oa系统与企业需求的贴合度,更提高了oa系统实用性;

5、企业的财务软件只有财务人员日常单独使用,这不仅导致了企业某些财务信息不能及时共享,更无法分担财务的工作。oa系统实现对接财务系统的功能,各责任人可以对每一笔进出帐做到及时记录,这样既方便了数据的共享,又能增加信息的透明度,为财务人员减少信息录入的工作,如:日常发票收存、客户打款记录、日常费用报销、行政开支记录等;

6、oa系统在实施初期就必须要考虑到整个系统的易用性,管理落地必须面向全员,所以,软件也必须能够被全员所接受,被全员所喜爱,如果易用性不强,制度落地就只能是空谈。选择一款易用性强,员工上手快的oa系统,对于全员使用更有利,没有人会喜欢花更多时间去熟悉一款不好用的软件,更何况员工日常工作繁重。企业管理层在选择oa系统软件的时候,必须做全面的分析,多角度考量企业内部实际情况,软件选型是整个oa系统实施成功的关键第一步,走错这一步,后面的实施之路可能会事倍功半,甚至是失败;

7、企业的核心管控理念以及事件管理环节都是基于事前规划预测、事中执行监控、事后分析优化的循环体系,都要有一个目标、执行、分析的过程,不管是流程管理、绩效管控、计划任务管理,都必须以人为中心,以信息为依据,以协同工作为原则,形成管理清晰、流程顺畅、数据准确的管理结果,这才是企业实施OA的目的所在。

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