设计图纸是汽车制造等高端制造业企业的重要数据资产,企业是不允许员工将内部数据随意向外部发送的。
但是随着企业业务的发展,越来越多地需要与外部合作伙伴进行大量文件交换,如何实现设计图纸等重要数据的、防止数据泄露,是企业面临的一大挑战。
这里介绍一种解决方案:基于Ftrans的平台,企业员工可以简单便捷地完成,企业内部文件向外部发送过程中的安全审批。
1、平台配置。进入需要外发审核的工作空间,在应用管理中,开启FReview“审核”应用,创建一个审核流程,设定触发审核流程所需满足的条件。
2、发件人发送文件包。在FMail应用内,点击“写邮件”按钮,填写收件人、邮件主题、邮件内容、上传附件之后,点击“发送”按钮,发送文件包。文件包进入“审核中”状态。
3、审核人进行审核。审核人员进入该工作空间的FReview审核应用,在“我参与的审核”列表中,点击待审核项,可以查看文件包信息,也可以下载文件,查看附件内容。审核人在右侧审核动态中,选择审核结果为“通过”或“拒绝”,填写审核意见,点击“提交”按钮。如选择审核结果为“通过”,提交之后,审核状态变为“已通过”。
4、收件人接收文件包。审核通过后,文件包将会自动发送到收件人的收件箱,并且向收件人发送一封EMail通知。收件人在邮箱中打开通知邮件,可以看到发件人及文件包信息。收件人登陆平台,在收件箱中可以查看文件包的完整内容。同时,可在附件列表中勾选所需的文件,点击“下载”按钮,将文件下载到本地。
5、发件人查看接收进度。发件人在发件箱中,点击进入文件包详情,在右侧动态栏中,可以查看收件人何时查看了文件包,也可看到收件人的下载记录,包括何时进行的下载,以及下载了哪些文件等信息。
点击这里可以看到完整的演示视频,有兴趣的可以看看。
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本文标题:如何在线完成企业内部文件安全外发审批?-创新互联
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