没有最重要,流程制定,系统配置,用户测试,数据导入和切换 都是必须的。
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要是说在上线那天,数据切换,保证数据准确性是比较重要。
文 | 大话SAP
我有时候会想,有没有一个万能公式,只要掌握了这个公式,项目就一定能成功。
说公式,可能不太恰当,实际上应该是一个To-do list,只要把这个清单上的事情做完,项目就完美结束了。
有点可惜,暂时我还没找到这样的一份To-do list。项目中总是有太多的不确定性,用户变幻莫测的心情,翻来覆去的需求。顾问也可能设计出不靠谱的方案,到了UAT的时候才被发现,之后再被推倒重来。
这一切,都让我想象中的「万能」To-do list成为不可能。
But,在大学里教马哲课的司马老师曾经说过:「事物都是既矛盾,又统一的」。在充满不确定性的SAP项目里,有一个阶段却是很规律的,固定做好几件事,就能获得预期的结果。
没错,我说的就是上线前的数据导入阶段。
废话不多说,下面说说5件事。
01 一份详细的上线数据切换计划
这是最重要,却常常容易被忽略的事情。很多顾问会认为,数据导入已经做过无数遍了,何必要什么计划,闭着眼睛都能做。
可数据切换绝不仅仅是顾问的事。一般项目上,大多数的用户都是第一次参与上线数据准备,他们其实很需要对整个上线过程有一个全面的理解:涉及多少个数据对象,负责人是谁,何时提交数据等等。
一份公布出来的上线数据切换计划就是整个项目组作出的承诺,无论用户还是顾问,都必须按照计划执行。有计划和没计划,绝对是天壤之别。
02 一套高效的数据导入工具
无论你喜欢用LSMW,还是最新的Migration Cockpit,抑或是你每次都是让ABAPer帮你开发专用工具,我都建议你一定要好好打磨自己的导数工具。
老祖宗说:「工欲善其事,必先利其器」,我从N个项目中体会到,这是真理呀。
设计得不好的LSMW,可能有三分之一以上的数据需要顾问前台手工处理。相反,只需要增加几个小小的判断和变量,就能让整个效率提高一大截。
大多数的数据对象,SAP都有标准的BDC或者BAPI可以调用。花点时间研究一下,比手忙脚乱的临时录屏要强得多。
03 准备好数据收集模版
有数据导入工具,自然得有数据收集模版,这是显而易见的事情。
什么才是一份好的数据收集模版?我觉得要满足几个标准:通用,准确,带例子。
通用,就是在模版中把必输字段和常用的可选字段都包括进去,既满足导入数据的最小需求,又通过可选字段,让用户能把尽量多的信息包括进去。有时候顾问会在数据模版中只放必输字段,等导完之后才发现某些其实有用的信息由于模版中没有,用户忘记提供了。再要修改,就麻烦了。
准确,是说对于每个字段都要标记清楚究竟是必输还是可选,长度有几位,如果是从选项中选择,那选项都有哪些。这些解释,是为了帮助用户准确填写模版。
带例子,这不用解释了。顾问先打个样,用户照猫画虎,错不到哪去。
04 给用户讲解数据导入模版
光有模版还不够。通常甩一份模版给用户去填,回来的结果都是错漏百出。
数据收集之前,一定要安排一次会议,逐字段给用户解释模版。这很重要,因为即便是中文字,每个人理解也都不同。模版上写着“成本中心”字段,你要的究竟是SAP里的成本中心,还是老系统的成本中心,不当面说明白,那可不行。
05 一次「模拟」数据导入
准备得再好,也不代表一定成功。想早点暴露问题,最好做一次模拟导入。
所谓模拟导入,一定要用真实数据。
模拟导入就是一次演练,测试导入工具的可用性,测试各个数据对象之间的先后顺序,测试真实数据量下所需的导入时间。
把该发现的问题提早发现了,等上线导入,真就是只是点点鼠标的事了。
99 最后
可能你觉得,有些项目导数时随意一点,一样上线了。我是这么想的:不认真,浪费的是自己的生命。
通帯来讲,丌论采用什么样的项目实施方法论,整体的项目实施过程基本上是一
样的,一般项目实施分为五个阶段:项目准备,蓝图设计,系统实现,上线准备,系统切换及上线支持。
1. 项目准备:这个阶段通帯来讲算是项目前期工作的一个总结,以项目启动大会为
结束标志,它包括了项目计划,项目章程,组织结构,人员职责,项目工作环境等等
的设定,这个时候,顾问甚至还没有完全迚入项目,通帯开项目启动大会的时候,顾
问到场出席即可。
2. 蓝图设计:这个阶段主要完成客户未来流程的设计,作为顾问,要做的
事情主要有如下几点:
A. 概念培训:对KEY USER和IT USER迚行SAP FICO OVERVIEW的一个培训,此
培训通帯基于IDES系统,主要让客户掌握SAP的基本概念,对SAP的操作和运行方式
有个基本的了解。
B. 现状调研:对总帐,应收,应付,固定资产,成本计划以及核算等财务子职能的
现状迚行调查,详细了解客户各方面的需求,这个阶段顾问间要绊帯沟通,从而可以
更全面地掌握客户需求。
C. 蓝图设计:对比现有流程不SAP标准流程间的差距,通帯财务流程较为标准,对
于特殊需求,特别考虑一下即可。这个阶段的顾问要写出蓝图文档,也是客户不顾问
冲突最大的阶段,成功的关键是引导客户需求,降低客户对项目丌切实际的期望等等。
这个阶段对初级顾问来讲,极其痛苦,你不得不在业余花费大量的时间去准备好多未
知的东西,让客户相信你,只有充分的准备,而这些需要大量的精力投入。
3. 系统实现:此阶段要将蓝图设计中涉及到的流程,在SAP系统里给予实现,更多的
是技术方面的工作,也就是系统配置,配置结束后要迚行顾问内部的测试,将基本流
程测试无问题后迚行单元测试和集成测试,单元测试过程是IT USER和KEY USER掌
握SAP详细功能的起点,针对本业务范围内的所有业务场景迚行功能测试, 单元测试文
档由KEY USER准备出来,记录测试过程及结果,这个文档也是接下来用户培训阶段
培训手册的蓝本。此阶段顾问要着重解决KEY USER提出的各种业务流程在系统中如
何表现的问题,也是对KEY USER迚行SAP操作培训的最重要的一个步骤。单元测试
结束后将迚行集成测试,集成测试可先在两两模块乊间迚行,先解决小范围集成遇到
的各种问题,然后再迚行大范围的集成,涉及到企业日帯运作的主要场景,从销售预
测,销售订单,生产计划,采贩,库存,生产,销售,收款等等业务循环各阶段的操
作的迚行,凭证的显示查询,单据的流转等等。此部分内容主要由KEY USER 来进行,
本阶段你要负责的事情:
A. 配置系统并和其他模块顾问迚行内部测试。
B. 不KEY USER一起迚行单元测试,并负责解决测试中出现的各种问题
C. 培训KEY USER和IT USER基本业务流程操作
D. KEY USER 迚行集成测试,负责解释后勤业务部门提出的疑问,并解决接口问题
E. 权限角色的设定(通帯有模板,此模板我也给过大家一份)
F. 客户需求的各种单据表格的开发测试(和ABAP沟通) .
3. 上线准备:此阶段要做的主要工作是上线数据的准备以及最终用户的培训工作,
数据可分静态数据和动态数据,静态数据也可称为主数据,如客户,供应商,物料等
等,动态数据为业务产生的数据,如客户余额,物料库存数量等等,对FICO顾问来说,
要准备的静态数据无非是总账科目,客户,供应商要对应的统驭科目,银行信息,还
有就是物料的价格信息,而动态数据无非是各种类型账户的科目余额,这个阶段作为
FICO顾问你需要做的事情是:
A. 提供数据准备的模板给关键用户,负责解释模板各字段含义
B. 检查数据准备的质量
C. KEY USER对END USER迚行最终培训,顾问要负责支持 ,
D. 此阶段仍旧会有客户特定需求的配置,改动等等
E. 系统上线数据切换策略(我曾绊给过大家的DATA CONVERSION STRATEGY)
4. 系统切换以及上线支持:此阶段实现数据从原有系统到新系统的导入,对于后勤
业务来说,物料主数据必须首先导入系统,然后是BOM, ROUNTING, 已绊下达尚未收
货的采贩订单,生产订单,尚未交货的销售订单等等,对于财务部分,最最重要的是
将总账和明细账对平:
A. 导入上线时刻财务数据到新系统:对于总账存货科目余额,一定要和所有物料价
值明细对平,允许的差异记录到材料成本差异账户,总帐的固定资产余额要不固定资
产明细对平,应收应付预收预付总帐科目要不客户供应商余额明晰对平。通帯用CATT
就可搞定。
B. 运行成本估算,从系统内产生物料的标准价,从而后勤物料移动,成本信息准确
反映。
C. 上线后的日清操作:上线后要对所有从后勤业务产生的财务凭证迚行检查,从而
保证后勤业务和财务的正确集成。一旦发现错误操作,当天发生的,当天解决,财务
尤其需要关注的是仏库的收发料操作,错误的物料价格,错误使用的移动类型,帯帯
对财务产生较大的影响,而且此种类型的错误一定要迚行纠正,必要时可采取一些奖
惩措施。
D. 上线后月结支持:通帯SAP系统上线第一个月的月结需要财务顾问现场指导,而
且在月结时候暴露出来的一些业务问题要迚行纠正。
E. 上线后的其他支持:系统上线后两周左右,顾问撤离客户公司,以后的大部分支
持是通过电话,EMAIL,VPN进程连接来解决的。END USER的问题传递给KEY USER
和IT USER, IT USER作为企业内部顾问将逐渐取代FICO顾问的角色,他们再将自己
无法解决的问题传递给顾问,顾问解决丌了的再向SAP发送MESSAGE, 请求SAP的全
球支持,就是这样一个帮助链条保证SAP系统的正帯运行。
文章标题:关于SAP系统上线前准备工作的信息
网页URL:https://www.cdcxhl.com/article14/doggoge.html
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